Vefþulan er vefþjónusta ætluð þeim sem einhverra hluta vegna eiga erfitt með að lesa texta af skjá

Stjórnsýsla
2009

Starfsáætlun fjárhags- og stjórnsýslusviðs árið 2009

Fjárhags- og stjórnsýslusvið Seltjarnarness hefur  yfirumsjón með stjórnsýslu sveitarfélagsins, daglegum rekstri, bókhaldi, starfsmannahaldi og launavinnslu, móttöku og greiðslu reikninga, skjalavörslu og almennri símavörslu og leiðbeinandi þjónustu við íbúa bæjarins.  Þá er álagning og innheimta þjónustu-, fasteigna- og hitaveitugjalda verkefni sem tilheyra sviðinu. Upplýsingagjöf til bæjarbúa, starfsmanna og viðskiptavina ásamt umsjón tölvumála og heimasíðu eru einnig verkefni Fjárhags- og stjórnsýslusviðs.

Viðskiptavinir Fjárhags- og stjórnsýslusviðs eru íbúar Seltjarnarness, fyrirtæki með starfsemi á Seltjarnarnesi, fyrirtæki og einstaklingar sem kaupa eða selja bænum vörur og þjónustu og starfsmenn bæjarins.

Fjármál

Fjárhagsáætlun fyrir yfirstjórn Seltjarnarness árið 2009 er eftirfarandi.

Fjárhagsáætlun fyrir yfirstjórn

Innifalið í þessum kostnaði er kostnaður vegna bæjarstjórnar og fjárhags- og launanefndar og kostnaður við rekstur bæjarskrifstofanna en fjárhags- og stjórnsýslusvið er hluti af þeim rekstri. Auk þess fellur undir kostnað við yfirstjórn sameiginlegur starfsmannakostnaður, framlög og styrkir.

Starfsmenn á Fjárhags- og stjórnsýslusviði eru 11.

Sameiginleg verkefni

Markmið Fjárhags- og stjórnsýslusviðs fyrir árið 2009 er að efla og styrkja þjónustu sviðsins bæði inná við og út á við, m.a. með jákvæðu og þægilegu viðmóti gagnvart viðskiptavinum sínum.  Leitast verður við að efla góðan starfsanda innan sviðsins og almennt á meðal starfsmanna bæjarins. 

Fjárhags- og stjórnsýslusvið skal vera til fyrirmyndar í hvívetna hvað varðar fjárhags- og stjórnsýsluleg málefni.

Eftirfarandi megin umbótaverkefni verða unnin á árinu 2009.

  • Endurgera ráðningasamninga við alla starfsmenn sviðsins.
  • Endurgera starfslýsingar fyrir alla starfsmenn sviðsins.
  • Efla þekkingu á Navision og öðrum tölvukerfum sem starfsmenn nota í sínu starfi.
  • Bæta upplýsingastreymi innan sviðsins m.a. með,
    a.        
    Vikulegum fundum deildarstjóra.
    b.        
    Mánaðarlegum fundum allra starfsmanna.
  • Bæta upplýsingastreymi innan bæjarskrifstofanna með því að virkja þjónustuver betur í miðlun upplýsinga til stofnana og starfsmanna.
  • Rýna starfslýsingar allra starfsmanna á bæjarskrifstofunum, þ.m.t. starfsmanna á Tækni- og umhverfissviði, með tilliti til skörunar verkefna.  Markmiðið er að stuðla að sem mestri skilvirkni í störfum og skilgreina ábyrgðarsvið.
  • Greina og skrá alla verkferla hjá einstaka deildum sviðsins og vinna samhliða að gerð gæðahandbókar.
  • Yfirfara skipulag húsnæðis innanhúss m.a. með því að athuga lokun á inngangi á 2. hæð og kanna möguleika á að  búa til herbergi í andyri 2. hæðar.  Einnig að kanna nýtingu á „búrsvæðið“ á 2. hæð fyrir fundarherbergi („fundarherbergi í glerbúri“) eða fyrir aðra vinnuaðstöðu.

Bókhald og reikningsskil

Bókhaldsdeild sér um alla daglega bókhaldsvinnslu fyrir a- og b- hluta stofnanir Seltjarnarness.  Allir aðsendir reikningar vegna aðfanga fyrir bæinn eru skannaðir inn í bókhaldskerfið og merktir viðeigandi bókhaldslyklum og fara síðan til áritunar hjá viðkomandi ábyrgðaraðila. Bókhaldsdeildin sér um afstemmingar bókhaldsreikninga og skýrslugerð til innri og ytri notenda.

Eftirfarandi megin umbótaverkefni verða unnin á árinu 2009.

Innri skýrslur

  • Mánaðarleg reikningsuppgjör fyrir rekstur bæjarins, einstaka stofnanir og deildir með samanburði við áætlun. Mánaðaruppgjör verði lögð fyrir fjárhags- og launanefnd. Stefnt að því að mánaðaruppgjör verði tilbúin 20. dag næsta mánaðar á eftir uppgjörsmánuði.
  • Ársfjórðungsleg reikningsskil, þ.e. árshlutareikningur sambærilegur ársreikningi, með rekstrarreikning, efnahagsreikning, sjóðstreymi og skýringum í samanburði við áætlun.
  • Árshlutareikningur verði tilbúinn 20. dag næsta mánaðar á eftir uppgjörsmánuði.

Ytri skýrslur

  • Bókhald ársins 2009 verið uppfært og afstemmt 15. febrúar 2010.
  • Mánaðarlegar skýrslur til Hagstofu og Sambands íslenskra sveitarfélag í tengslum við mánaðar uppgjör.

Bókhaldsskráningar

  • Framkvæmdastjórar og deildarstjórar sem skrifa uppá/samþykkja reikninga verði búnir að samþykkja sína reikninga í lok hverrar viku.
  • Tekjum og gjöldum sem falla til einu sinni á ári verði dreift jafnt á alla mánuði ársins.
  • Allir kostnaðarreikningar verði bókaðir á eindaga og þess gætt að skráning miðist við að bærinn nýti afslætti og gjaldfresti til hins ítrasta.
  • Kostnaður sem birgjar innheimta vegna greiðsluseðla, fyrir innheimtu eða útgáfu reikninga í gegnum bankakerfið verði bókaður á sérgreinda bókhaldslykla.

 Innri viðskipti

  • Öll innri viðskipti verði skráð mánaðarlega eða eftir atvikum á þriggja mánaða fresti þannig að rétt bókhaldsstaða fáist bæði hjá seljendum og kaupendum vara og þjónustu innan bæjarins.
  • Gerð verði verðskrá fyrir innri viðskipti, s.s. þjónustu og sölu á mat frá skólamötuneyti.

Annað

  • Skrá og skilgreina verkferla í bókhaldsdeild og gera samhliða gæðahandbók fyrir deildina.

Þjónustuver

Þjónustuver var sett á laggirnar á árinu 2008 til að bæta þjónustu við bæjarbúa og einstaka stofnanir og deildir hjá bænum.  Þjónustuver sér um að taka á móti upplýsingum frá bæjarbúum og veita upplýsingar til þeirra og viðskiptavina bæjarins. Þjónustuver er andlit bæjarins út á við og hefur þýðingarmiklu hlutverki að gegna í samskiptum við bæjarbúa, stofnanir bæjarins og viðskiptavini. 

Eftirfarandi megin umbótaverkefni verða unnin á árinu 2009.

Innra skipulag

  • Skilgreina ítarlega markmið og hlutverk þjónustuversins og þær megin leiðir sem farnar verða til að ná þeim.
  • Styrkja flæði verkefna á milli hæða á Austurströnd 2 þannig að þjónustuverið nýtist sem best til þjónustuverkefna innan bæjarskrifstofanna.
  • Skrá og lýsa öllum verkferlum í þjónustuverinu og vinna samhliða að gerð gæðahandbókar fyrir þjónustuverið.

Þekking starfsmanna

  • Styrkja upplýsingamiðlun þjónustuversins með því að efla þekkingu starfsmanna á hugbúnaðarkerfum bæjarins. Navision, Lotus Notes, GoPro, Timon og Microsoft Office.
  • Efla þekkingu starfsmanna í þjónustuveri á viðfangsefnum einstakra stofnana bæjarins og þeim megin verkefnum sem bærinn er að sinna hverju sinni þannig að upplýsingamiðlun þjónustuvers verði sem áreiðanlegust og skilvirkust.

Þátttökuskráning og peningaumsýsla

  • Þjónustuver sjái um að skrá og taka við fjármunum vegna ýmissa verkefna, s.s. námskeiða og þátttökugjalda hjá tómstundasviði. 

Starfsmanna- og launadeild

Starfsmanna- og launadeild hefur umsjón með launavinnslu og heldur utan um samningsbundin réttindi og skyldur starfsmanna samkvæmt kjarasamningum.  Launadeild sér um samskipti við starfsmenn vegna launagreiðslna, hefur eftirlit með því að launaupplýsingar séu réttar á hverjum tíma, annast framkvæmd launagreiðslna og hefur eftirlit með skráningu fastra og breytilegra launaupplýsinga.

Eftirfarandi umbótaverkefni verða unnin á árinu 2009.

Viðveruskráning

  • Lokið verði við innleiðingu á viðveruskráningarkerfinu Tímon hjá öllum stofnunum og deildum bæjarins.
  • Eftirlit með því að vinnutímatilskipunum Evrópusambandsins sé framfylgt hjá öllum stofnunum bæjarins.

Ráðningasamningar og starfslýsingar

  • Ráðningasamningar og starfslýsingar vegna allra starfsmanna bæjarins verði vistaðir í GoPro skjalavistunarkerfi bæjarins.
  • Samræma gerð allra ráðningasamninga og starfslýsinga þannig að þeir verði í sem mestu samræmi við þá framsetningu sem notuð er hjá launanefnd Sambands íslenskra sveitarfélaga.
  • Gerðir verði ráðningasamningar við alla starfsmenn bæjarins.

Starfsmannaþjónusta

  • Byggja upp starfsmannaskrá í upplýsingakerfum (GoPro/Hlaun/Timon eftir því sem við á) þar sem haldið verði utan um alla ráðningasamninga, starfslýsingar, leiðbeinandi reglur, endur- og símenntunaráætlanir, stjórnenda- og starfsmannahandbækur ofl.
  • Gerð áætlunar til að fylgjast með því að samþykktri starfsmannastefnu bæjarins sé fylgt eftir.
  • Gerðar verklagsreglur um það hvernig tekið er á móti nýjum starfsmönnum sem koma til starfa hjá hinum einstöku stofnunum og deildum bæjarins.
  • Gerðar verklagsreglur um það hvernig staðið er að starfslokum starfsmanna.
  • Aðstoða stjórnendur við undirbúning starfsmannaviðtala og leiðbeina við framkvæmd þeirra.
  • Vinna að gerð stjórnendahandbókar vegna starfsmanna- og launamála sem m.a. verði til notuð sem hluti af gæðahandbók bæjarins.
  • Aðstoða stjórnendur og fylgja eftir gerð endur- og símenntunaráætlunar fyrir einstaka stofnanir, deildir og starfsmenn bæjarins.

Launavinnsla

  • Markvisst verði unnið að því að launavinnslu verði lokið 5 dögum fyrir útborgunardag.
  • Stjórnendur skrái sem mest af breytilegum launaupplýsingum sjálfir í launakerfið en launaskrifstofa yfirfari og uppfæri skráningar.
  • Launagreiðslum verði stýrt beint frá launadeild til banka.
  • Framkvæmdastjórum og deildarstjórum verði sent mánaðalega rafrænt yfirlit til staðfestingar á launum sinna starfsmanna.
  • Allir launaseðlar verði rafrænir.

Annað

  • Greina og skrá verkferla í launadeild.

Innheimta

Innheimtudeild sér um álagningu fasteignagjalda og þjónustutekna og reikningagerð fyrir hinar ýmsu stofnanir bæjarins. Almennt eru allar þjónustutekjur álagðar og reikningsfærðar mánaðarlega og innheimtar í gegnum bankakerfið.  Hver einstakur reikningur er bókaður á viðskiptareikning viðkomandi aðila og hefur innheimtudeildin eftirlit með því að innheimta skili sér í samræmi við viðskiptaskilmála.

Eftirfarandi umbótaverkefni verða unnin á árinu 2009.

Innra skipulag

  • Lokið við skráningu verkferla hjá innheimtudeild.
  • Unnin verði gæðahandbók vegna deildarinnar.

Reikningsfærslur

  • Reikningar vegna allra tekna verði skrifaðir út mánaðarlega með þeirri undantekningu að reikningar vegna smærri viðskipta verði skrifaðir út á þriggja mánaða fresti.
  • Reikningsútskrift og tekjuskráning verði unnin jöfnum höndum innan hvers mánaðar.
  • Lokið verði við útskrift og útsendingu allra reikninga eigi síðar en 5. dag næsta mánaðar á eftir tekjumánuði og allar tekjur skili sér á réttan mánuð.
  • Vinna að því að „eigendur“ krafna frumskrái grunnupplýsingar í Navision kerfið þannig að „milliferlið“ við að skrifa reikningsupplýsingar fyrst í excel eða tölvupóst falli niður.

Fjármáladeild

Fjármáladeild hefur séð um gerð fjárhagsáætlunar og sinnt eftirfylgni með henni.  Auk þess hefur fjármáladeild verði öðrum deildum til aðstoðar með ýmis verkefni tengd bókhaldi, innheimtu og tölvumál. Jafnframt hefur deildin sinnt ýmsum stjórnsýslulegum verkefnum, móttöku og afgreiðslu erinda frá bæjarstjórn og samskiptum við bæjarbúa.

Eftirfarandi umbótaverkefni verða unnin á árinu 2009.

Fjárhagsáætlun

  • Fjárhagsáætlun 2010 verði tilbúin í byrjun nóvember 2009 og afgreidd í bæjarstjórn í lok nóvember.
  • Fjárhagsáætlun ársins 2009 verði skipt niður á mánuði innan ársins þannig að hægt verði að vinna greinargott mánaðarlegt yfirlit um samanburð áætlana og rauntalna.
  • Utanumhald um forsendur varðandi breytingu á áætlun ársins 2009 en endurskoðun áætlunar þarf að gera að aflokum þriggja mánaða rekstri.
  • Undirbúningur að breyttu verklagi vegna þriggja ára áætlunar þar sem tekið verði með markvissum hætti mið af áhrifum nýframkvæmda á rekstur og tillit tekið til ítarlegrar langtíma viðhaldsáætlunar sem Eignarsjóður þarf að vinna vegna einstakra eigna bæjarins.
  • Áætlanagerð taki ávallt mið af þeim rekstrarkostnaði sem leiðir af nýjum framkvæmdum eða fjárfestingum.
  • Þátttaka í gerð langtímaviðhaldsáætlun vegna eigna bæjarins sem Tækni- og umhverfissvið er að vinna að.

Innra eftirlit

  • Í starfshópi og í eftirliti með skráningu og skilgreiningu á verkferlum hjá öllum deildum á Fjárhags- og stjórnsýslusviði.
  • Í stafshópi og í eftiliti með gerð gæðahandbókar fyrir allar deildir á Fjárhags- og stjórnsýslusviði.
  • Aðstoð við gerð innkaupareglna fyrir Seltjarnarnes og eftirlit með framkvæmd innkaupastefnu bæjarins, eftirlit með framkvæmd þjónustusamning og notkun og nýtingu innkaupakorta.
  • Gerðar verði verklagsreglur um arðsemismat á öllum fjárfestingum/innkaupum.
  • Kanna möguleika á notkun og innleiðingu á rafrænni skráningu reikninga, frá birgja til bæjar (bTb).
  • Vinna að rafrænni skráningu fyrir lausatekjur, s.s. í tómstundastarfi.
  • Einföldun og endurbætur á skráningu íþrótta- og tómstundastyrkja með það að markmiði að skráning verði rafræn.
  • Gera staðlaðan leigusamning fyrir Eignasjóð vegna leigu á húsnæði til stofnana bæjarins þar sem skilgreint verður ítarlega hvað fellst í leigunni.  Þar á m.a. við hvort leigan feli í sér almennt viðhald, greiðslu á kostnaði við öryggisgæslu, eftirlit með orkunotkun ofl.
  • Gerð staðlaðs leigusamnings fyrir afnot af Félagsheimili þar sem tryggt er að leigutakar greiði a.m.k. fjárhæð sem nemur STEF gjöldum.
  • Sjá um að upplýsingar um GSM síma sem greiddir eru af bænum komi fram í viðveru-skrá/starfsmannaskrá í tölvukerfi, þannig að auðvelt sé að ná sambandi við viðkomandi starfsmann, enda er greiðsla á síma fyrir hann m.a. til að auðvelda aðgengi að starfsmanninum.  

Annað

  • Greina og skrá verkferla í fjármáladeild.
  • Umsjón með framkvæmd kosninga.

Skjalavarsla og vefur

Öll erindi og bréf sem berast bænum eru skráð, gefin málsnúmer og vistuð í GoPro skjalakerfinu.  Mál eru eyrnamerkt tilteknum umsjónarmanni eða ábyrgðarmanni og samskiptum vegna þeirra fylgt eftir og haldið utan um þau í kerfinu. Skjalastjóri hefur jafnframt það hlutverk að taka við og setja upplýsingar á vef bæjarins.

Eftirfarandi umbótaverkefni verða unnin á árinu 2009.

Skjalakerfi

  • Fylgja því eftir að allar stofnanir bæjarins noti GoPro skjalakerfið í samræmi við reglur bæjarins um skráningu, vistun og aðgengi að gögnum.
  • Fylgja því eftir að verklagsreglur og ferlalýsingar fyrir notkun á GoPro kerfinu séu ávallt aðgengilegar hjá öllum notendum í „ebook-handbókum“ í kerfinu.
  • Setja upp áætlun fyrir kynningu á GoPro kerfinu fyrir notendur með það að markmiði að styrkja og bæta notkun og nýtingu á kerfinu.
  • Undirbúa og vinna að innleiðingu á „eMeeting“ eða fundagerðakerfi með það að markmiði að nýta það fyrir nefndir og ráð til að halda utan um fundagögn. (þessi módúll er til í kerfinu en hefur ekki verið keyptur)
  • Efla þekkingu starfsmanna þjónustuvers á GoPro þannig að þeir geti í auknum mæli unnið við kerfið m.a. með því að stofna mál, skanna gögn og vista þau í skjalakerfinu.

Hópvinnukerfi

Efla nýtingu GoPro kerfisins sem hópvinnukerfis og kynna það sem slíkt fyrir starfsmönnum.

Vefur

  • Virkja starfsmenn í þjónustuveri til að setja inn efni á ytri vef bæjarins.
  • Nýta GoPro sem upplýsingatæki þ.e. sem innri vef fyrir bæinn.

Annað

  • Greina og skrá verkferla í skjalaþjónustu.



Gott aðgengi fatlaðra, forgangur 1 Gott aðgengi fatlaðra, forgangur 2

Útlit síðu: