Stefna Seltjarnarnesbæjar er að standa vörð um velferð starfsmanna og aðstoða þá við að koma aftur til starfa eftir veikindi eða slys. Gott skipulag á vinnustað, öruggt og heilsusamlegt vinnuumhverfi auk meðvitraðrar stjórnunar fjarvista og stuðnings við endurkomu til starfa hefur áhrif á fjarveru frá vinnu. Í því skyni eru skilgreindir vinnuferlar um tilkynningar, skráningu og viðbrögð við fjarvistum vegna veikinda nauðsynlegir ásamt fræðslu og upplýsingagjöf til starfsmanna og stjórnenda um þarfar umbætur á vinnuaðstöðu og stuðning við endurkomu til vinnu eftir veikindi. Samræmt verklag skal viðhaft í starfsdeildum sveitarfélagsins.
Hér koma fram leiðbeiningar og upplýsingar um hvernig skal tilkynna veikindi og önnur forföll, hvenær skila ber vottorðum, hvernig skráningu veikinda/forfalla er háttað og hvernig staðið er að endurkomu til starfa eftir veikindi og/eða slys. Mikilvægt er að forstöðumaður kynni þessar reglur fyrir starfsfólki og nýliðum hverju sinni.
Tilkynning veikinda/forfalla -skammtíma veikindi/fjarvistir.
Starfsmaður skal tilkynna um fjarvistir vegna veikinda, slyss eða annarra forfalla símleiðis til forstöðumanns eða þess aðila á vinnustaðnum sem tekur á móti slíkum tilkynningum, áður en vinnudagur hefst. Mikilvægt er að starfsmaður tilkynni daglega um veikindi / fjarvistir meðan á þeim stendur, nema að sammælst sé um annað.
Langtímaveikindi/fjarvistir -skil á veikindavottorðum.
Hafi starfsmaður verið frá vegna veikinda eða í kjölfar slyss lengur en 5 vinnudaga samfleytt skal hann skila læknisvottorði til forstöðumanns þegar hann kemur aftur til starfa. Ef starfsmaður er óvinnufær í lengri tíma vegna veikinda eða slyss skal hann skila nýju læknisvottorði frá trúnaðarlækni Seltjarnarnesbæjar til forstöðumanns á fjögurra vikna fresti.
Endurkoma til starfa eftir langtíma veikindi/forföll.
Það er mikilvægt að starfsmaður sem er lengi fjarverandi vegna veikinda eða slyss fái stuðning frá vinnustaðnum. Lagt er upp með að forstöðumenn og eftir atvikum mannauðsstjóri / starfsmannastjóri séu í reglulegu sambandi við starfsmanninn og sýni honum þannig bæði umhyggju og jákvæðan stuðning.
Ef fjarvera er umfram 28 daga skal starfsmaður skila starfshæfnisvottorði frá trúnaðarlækni áður en starf hefst að nýju í samráði við forstöðumann. Eftir atvikum skal eiga sér stað formlegt samtal um endurkomu til vinnu, þar sem farið yfir réttindi starfsmanns, aðlögun og endurhæfingu ef þörf krefur.
Skráning forfalla og eftirfylgni.
Skráning veikinda og annarra forfalla fer fram í viðverukerfi Seltjarnarnesbæjar Tímon, og skal forstöðumaður yfirfara skráninguna mánaðarlega. Ef um síendurtekin veikindi / fjarvistir er að ræða er brugðist við eftir því sem tilefni eru til hverju sinni. (sjá fylgiskjal 2a).
Fjarverusamtal.
Ef veikindafjarvera nær 25-124 stigum á 13 vikna tímabili eða 100–499 stigum á einu ári, skulu stjórnandi og starfsmaður eiga svokallað Fjarverusamtal. Fjarverusamtal er formlegt samtal á milli starfsmanns og stjórnanda til að meta aðstæður og þörf fyrir aðlögun á vinnustað. (sjá fylgiskjal 2b).
Fylgiskjöl
1. Ákvæði kjarasamninga.
2. Upplýsingar til starfsmanna og leiðbeiningar til forstöðumanna
a. Viðbrögð við fjarvistum.
b. Fjarverusamtal.
c. Ráð til að draga úr fjarvistum.
3. Hlutverk öryggistrúnaðarma